Cheminement d’un document diplômant jusqu’à son dépôt dans Archipel

Lorsque la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire est accepté par les instances officielles, l’étudiant dépose deux copies imprimées de son document final. La faculté achemine une des copies au Service des bibliothèques. Dès sa réception, la copie est vérifiée sommairement (pages manquantes, pagination erronée, etc.). S’il y a un problème, le document sera réacheminé à la faculté pour correction.

La copie officielle du document est par la suite, intégrée à la chaîne de traitement documentaire. La notice bibliographique est alors créée et l’indexation par sujet est effectuée. Le document est alors accessible dans l’outil de recherche Sofia, qui permet le repérage du document par mot clé, titre, auteur, etc.

Le document diplômant, décrit à l’aide de métadonnées, sera numérisé et versé dans Archipel. La copie officielle est également conservée dans sa version imprimée par le Service des bibliothèques.

Cliquez sur l’image pour suivre le parcours des thèses, mémoires et essais doctoraux.

Parcours des thèses

Précisions

Généralement, tous les documents comme la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire doivent être numérisés et déposés dans Archipel. L’étudiant doit signer au préalable, le formulaire SDU-522 intitulé « Autorisation de reproduire et de diffuser un travail de recherche de cycles supérieurs».

Sur le formulaire d’autorisation signé par l’étudiant, il est précisé que « l’Université du Québec à Montréal est autorisée à (…) reproduire, diffuser, prêter, distribuer ou vendre des copies de mon travail à des fins non commerciales sur quelque support que ce soit, y compris l’Internet. ».

Cependant, si l’auteur de la thèse, de l’essai doctoral ou du mémoire, ainsi que son directeur ou directrice de recherche sont d’avis que pour des raisons de confidentialité, le travail de recherche produit ne devrait pas être versé dans Archipel, une demande écrite formelle doit être émise au doyen ou à la doyenne de la faculté concernée.  La requête doit être justifiée par des motifs sérieux, afin que le travail de recherche demeure totalement ou partiellement confidentiel. Le doyen ou la doyenne décidera des suites à donner et le cas échéant, de la durée de la confidentialité. (Confidentialité – Résolution 2012-A-15650 – extraite du Règlement des études de cycles supérieurs).

Dans ce cas, le Service des bibliothèques ne recevra pas la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire déclaré confidentiel, puisque le Service des archives en assurera sa conservation jusqu’à l’expiration du délai de confidentialité.

FAQ

Ma faculté ou la direction de mon programme d’études m’informe que mon document a été envoyé au Service des bibliothèques. J’aimerais savoir où en est le traitement en vue de la numérisation.

Vous pouvez communiquer par courriel à archipel-admin@uqam.ca en spécifiant les informations apparaissant sur la page titre du document (auteur, titre, département, date).

Est-ce que je peux retirer mon document du dépôt institutionnel Archipel ?

L’auteur peut demander de retirer d’Archipel son document. Il faut en faire la demande écrite auprès du doyen ou de la doyenne de sa faculté. La requête doit être justifiée par des motifs sérieux afin que le document demeure totalement ou partiellement confidentiel. Le doyen ou la doyenne décidera des suites à donner et le cas échéant, de la durée de la confidentialité.

Je constate qu’il y a des erreurs dans le texte de ma thèse / mon essai doctoral / mon mémoire diffusé sur Archipel. Pouvez-vous effectuer des corrections ?

Nous ne pouvons d’aucune façon corriger la mise en page, l’orthographe ou la typographie dans le texte puisque seule la copie officielle est utilisée pour la numérisation. Le document a été numérisé tel que transmis par la faculté. Vous devez contacter votre faculté, ou la direction de votre programme d’études, pour discuter d’une modification ultérieure à votre document.

Puis-je vous envoyer une version numérique de mon document pour fins de dépôt dans Archipel ?

Non, ce n’est pas possible pour l’instant.  Seule la copie officielle imprimée peut être utilisée pour effectuer la version PDF.  Cela nous assure qu’il s’agit bien du document accepté par les instances universitaires. Par ailleurs, le Service des bibliothèques conserve la copie imprimée pour des raisons de fiabilité et de durabilité du support de conservation.

Est-ce que ma thèse / mon essai doctoral / mon mémoire numérisé est référencé sur d’autres sites ?

Oui, les thèses, essais doctoraux et mémoires de l’UQAM sont moissonnés par le portail Thèses Canada (sur le site web Bibliothèques et Archives Canada), via Archipel. Le moteur de recherche Google référencie également les entrées dans Archipel.

Si je ne souhaite pas que ma thèse/ mon essai doctoral / mon mémoire  soit numérisé et déposé dans Archipel, est-ce qu’il peut être relié et déposé sur le rayonnage de la bibliothèque?

Non. Dans le cas où l’étudiant décide que la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire n’est pas numérisé et déposé dans Archipel, le document en version imprimée ne sera pas relié. Il sera localisé et conservé à l’Annexe du Service des bibliothèques. Il pourra être consulté sur demande seulement.