Faire un don de document
Le donateur doit faire une liste détaillée de tous les documents en précisant l’auteur, le titre complet, l’éditeur, l’année de parution, et l’acheminer au bibliothécaire disciplinaire, qui procédera à l’évaluation des documents.
Documents acceptés
Pour être accepté, un document doit constituer un enrichissement des collections des bibliothèques et répondre aux besoins de l’enseignement, de la recherche ou de la création.
Il est à noter que peu de périodiques sont acceptés en don. Ils peuvent cependant être considérés lorsqu’ils complètent une collection substantielle existante.
Sont exclus également les fonds d’archives, qui sont sous la juridiction du Service des archives et de gestion des documents de l’UQAM.
Les critères d’intégration de nouveaux documents dans les collections tiennent également compte de la condition matérielle des documents offerts et du nombre d’exemplaires déjà disponibles aux bibliothèques.
L’évaluation du don
Afin de respecter les lois qui régissent les dons au Québec et au Canada, l’objet du don se doit d’être évalué à sa juste valeur marchande. Dans le cas où on estime que la valeur d’un seul document est supérieure à 1 000,00 $, le donateur peut être appelé à le faire évaluer par un spécialiste externe.
L’entente de donation
Une fois l’évaluation effectuée, le bibliothécaire contacte le donateur, qui doit remplir et signer le formulaire de don du Service des bibliothèques.
Les documents acceptés sont intégrés aux collections actuelles et deviennent la propriété du Service des bibliothèques, sans qu’aucune restriction ne soit liée au don, qu’il s’agisse de la localisation, du traitement ou du prêt de ces documents.
La remise du reçu fiscal
À la demande du donateur, le Service des bibliothèques fait délivrer un reçu pour fins d’impôt par la Fondation de l’UQAM, pour l’année où le don a été reçu.
Les documents non retenus
Lorsque les documents ne sont pas retenus pour être intégrés aux collections, le Service des bibliothèques pourra au besoin suggérer à leurs propriétaires d’autres organismes susceptibles d’accepter les dons proposés.
Dans le cas des livres rares ou anciens non retenus parce qu’ils sont déjà présents dans la collection, et que le propriétaire souhaite tout de même en faire don, le bibliothécaire responsable de la collection des livres rares évaluera ces derniers, afin qu’ils puissent éventuellement faire l’objet d’échanges avec d’autres organismes ou être vendus sur le marché du livre ancien.
Les sommes provenant de la vente des livres rares seront réinvesties dans le développement de cette collection spécialisée.
Pour plus d’information
Consultez la Politique concernant les dons au Service des bibliothèques.